4.6 La clôture d'un document

La clôture de document est une fonctionnalité d'Eldorado Budget permettant d'arrêter sa comptabilité dans un document de travail afin de la poursuivre dans un nouveau.

Cette manipulation permet d'écarter toutes les opérations passées qui ne présentent plus d'utilité pour la comptabilité d'une nouvelle période. Les entreprises, par exemple, effectuent cette manipulation chaque année.

Elle permet également d'obtenir un nouveau document de travail contenant le minimum d'opérations utiles. Ce dernier est donc réduit en taille et les listes y contiennent moins d'écritures. En conséquence, toutes les recherches d'opérations sont initialement amplement accélérées.

À l'issue d'une clôture de document, le nouveau document créé contient naturellement tous les paramètres de l'ancien : comptes, postes, échéanciers, outils de paiement etc... Les soldes de tous vos comptes y sont reportés et aucune manipulation de configuration n'est nécessaire pour poursuivre votre comptabilité sur le nouveau document.

Il est également important de noter que la clôture de document a pour effet de créer un nouveau document de travail et que le contenu du document clos est inchangé. À ce titre, il est judicieux de vérifier immédiatement que le nouveau document est initialisé comme vous l'entendez. Si tel n'est pas le cas, par exemple s'il apparaît qu'un relevé bancaire n'était pas intégralement pointé, il est possible (et préférable) de retourner sur l'ancien document pour compléter le pointage, puis de procéder à nouveau à sa clôture.

Note : Le choix des opérations à conserver dans le nouveau document de travail s’effectue selon plusieurs critères que vous pouvez modifier en fonction de vos besoins. Avant d’effectuer votre première clôture, nous vous recommandons de lire le paragraphe " Le contenu du nouveau document " ci-dessous afin de prendre connaissance des options qui sont à votre disposition.

La clôture d'un document est une manipulation très simple et guidée par Eldorado Budget. Pour commencer, il suffit d'actionner la commande Clore le document du menu Utilitaires

Un premier message vous rappelle brièvement le principe de cette manipulation, puis vous serez rapidement conduit à indiquer une date pour la clôture.

Le choix de cette date est important car il détermine l’ensemble des opérations qui doivent être éliminées dans le futur document : toutes celles qui sont antérieures à cette date seront archivées. À ce stade de la procédure, vérifiez si vous avez bien réfléchi au choix de cette date. Eldorado Budget vous présente alors le calendrier : il vous appartient d’y sélectionner la date de clôture en double-cliquant dessus.

Vous devrez enfin choisir une destination sur votre disque dur pour la création de votre nouveau document de travail. Eldorado Budget vous présente pour cela le dialogue standard de création de fichiers sur votre disque dur : nommez et localisez le nouveau document de travail à votre convenance.

La clôture est une opération rapide et, après un court instant, vous retournez à la situation dans laquelle vous étiez avant de la commander. A ce moment, vous travaillez encore dans l'ancien document.

Pour ouvrir le nouveau document de travail, il convient de fermer le document actuel puis d'ouvrir ce dernier. Il est même préférable de quitter plutôt Eldorado Budget pour observer l'existence du nouveau document sur votre bureau, constater que sa taille est effectivement réduite, puis archiver l'ancien document et réorganiser les fichiers si nécessaire. Si vous aviez créé un alias de votre document de travail placé par exemple sur votre bureau, ou dans le menu Pomme, il convient de le détruire pour le remplacer par un alias vers votre nouveau document.

 

Le contenu du nouveau document :

Comme indiqué plus haut, le nouveau document contient tous les paramètres de l'ancien document : comptes, échéanciers, postes etc...

Chacun de vos comptes est réinitialisé à l'aide d'une opération d'initialisation normale, de sorte que son solde doit coïncider avec celui de l'ancien document.

Le choix des opérations qui sont reportées dans le nouveau document de travail s’effectue selon les critères suivants :

 

1/ Dans les comptes où vous procédiez à des pointages (c'est-à-dire ceux qui contiennent au moins un relevé bancaire), les écritures non pointées sont conservées. Les relevés dont la date est postérieure à la date de clôture sont également conservés avec les opérations qu’ils contiennent : vous êtes en mesure de poursuivre normalement vos pointages.

Dans le nouveau document de travail, ces comptes contiennent une opération d'initialisation dont le montant équivaut à l’ensemble des opérations supprimées. De la sorte, les soldes de ces comptes sont inchangés.

Un nouveau relevé est spontanément créé pour ces comptes. Sa date est celle de la clôture et il est le plus ancien relevé dans le nouveau document. L’opération d’initialisation y est automatiquement pointée ainsi que les anciennes opérations qui ont été conservées (voir ci-dessous).

 

2/ Dans les comptes vous appartenant où vous ne procédiez pas à des pointages (c'est-à-dire les comptes bancaires ou les comptes d’argent liquide qui ne contiennent aucun relevé bancaire), aucune écriture n’est conservée, à l’exception de celles qui le sont pour les raisons expliquées ci-dessous.

Dans le nouveau document de travail, ces comptes contiennent également une opération d'initialisation dont le montant équivaut à l’ensemble des opérations supprimées. Leurs soldes sont donc inchangés.

À l’opposé du cas précédent, l’opération d’initialisation et les opérations conservées sont maintenues dans le relevé " Non pointées " et aucun relevé n’est créé à l’issue de la clôture.

 

3/ Pour les comptes de tiers, aucune opération d’initialisation n’est créée. Leurs nouveaux soldes dépendent simplement des opérations qui ont été conservées pour les raisons ci-dessus ou ci-dessous.

Comme nous l'avons signalé précédemment dans ce manuel (voir le paragraphe " La liste des comptes "), la clôture d'un document est opportune pour effectuer des suppressions de comptes de tiers (ou autres) dans le nouveau document. En effet, nous avons vu qu'aucun compte ne peut être supprimé s'il subsiste des opérations les utilisant. À l'issue d'une clôture, beaucoup d'opérations ayant disparu, il devient aisé de trouver des comptes susceptibles d'être effacés et profiter de cette situation pour exclure de votre comptabilité les comptes caduques.

 

4/ Les opérations imputées financièrement sont toujours conservées. Par nature, les opérations financières s’inscrivent dans la durée et aucune analyse financière ne serait possible en l’absence d’une liste incomplète des écritures concernées. Ce maintien est donc essentiel et vous devez le constater dans le nouveau document. Vous devez également constater que vos analyses financières demeurent exactes.

 

5/ Vous pouvez choisir de conserver les opérations imputées sur certains postes budgétaires. Comme pour les opérations financières, l’analyse de certains postes budgétaires peut exiger le maintien d’un historique des écritures concernées. A priori, Eldorado Budget ne s’en préoccupe pas et considère qu’aucun poste budgétaire n’est dans cette situation. En revanche, vous pouvez intervenir avant la clôture pour indiquer les postes qui font exception et exigent la conservation des opérations qui les concernent.

Pour cela, il faut s'intéresser l'option Permanent qui peut être activée dans la définition de vos dossiers et postes budgétaires (voir Postes et dossiers) : cette option est réservée la possibilité que vous avez de désigner des postes ou des dossiers complets pour persister lors des clôtures. Il suffit de l'activer pour que toutes les opérations concernées soient conservées dans votre nouveau document de travail et vous pouvez l'utiliser votre convenance.


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